Mejora la productividad con las tablas dinámicas de Excel

Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel. Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten reticentes a emplear. Si eres uno de ellos te estás perdiendo una gran herramienta de Excel. En este artículo te ayudo a mejorar la productividad con las tablas dinámicas de Excel.

¿Qué son las tablas dinámicas?

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el informe.

Es verdad que puedes formar muy buenos informes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran informe que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores te han pedido que hagas otro informe que compare las ventas de cada región por agente comercial. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo informe, con alguna comparativa diferente. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos informes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los informes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el informe de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecen complicadas a simple vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer complicadas, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente.

A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.

Funcionamiento de las tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos de una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un informe con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el informe. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado.  Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un informe que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

Creación de una tabla dinámica.

Partimos de la siguiente hoja de cálculo que muestra las ventas de un grupo de comerciales de una empresa.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente.  Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al informe ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto, colocaré como columna el campo Agente y como fila al campo Región. Finalmente, como valores colocaré el campo Total Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la de la figura anterior.

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un informe de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.