Cómo aumentar el tamaño límite del archivo PST

Cuando usamos Outlook como nuestra plataforma de correo electrónico, estamos ante un gran software de gestión de correo que nos ofrece una serie de opciones sencillas, dinámicas y versátiles para todo el tema de gestión y control sobre los correos y tareas asociadas como calendarios, agenda de citas, reuniones, etc.

Aunque es una plataforma fiable y con grandes prestaciones, podemos encontrar algunos errores como por ejemplo que el archivo de datos de Outlook haya alcanzado el tamaño máximo, lo que  nos impide eliminar mensajes y este tipo de errores están asociados al tamaño del archivo PST de Outlook sin importar su versión.

Ante este problema podemos optar por dos soluciones, reducir el tamaño del archivo, cosa que ya vimos en un artículo anterior, o modificar el registro de Windows para ampliar el tamaño del archivo PST. Veamos cómo hacerlo.

Microsoft Outlook almacena de forma automática los mensajes, contactos, citas, tareas, notas y entradas del diario en una carpeta de almacenamiento personal, también conocido como archivo .pst en el disco duro local o en un servidor de datos.

El tipo más habitual de cuenta de correo POP3, hace uso de archivos de datos de Outlook (.pst) en la cual los mensajes de correo de las cuentas POP3 se descargan del servidor de correo y se guardan en el equipo. Como estos archivos son almacenados en el equipo, estos no están atados a los límites de tamaño de buzón que son impuestos por los servidores de correo, por ello, si movemos elementos a un archivo de datos de Outlook (.pst) almacenado en el equipo, podremos liberar espacio de almacenamiento en el buzón del servidor de correo.

Existen cuatro entradas que rigen el tamaño máximo de los archivos PST en Outlook, estas son:

• MaxFileSize: determina el tamaño máximo absoluto que los archivos .pst pueden alcanzar en la plataforma, de modo que cuando se alcanza este tamaño máximo, Outlook no permite que el tamaño del archivo crezca más allá. Ni recibe ni envíará correo.

• WarnFileSize: determina los datos máximos que pueden tener los archivos .pst. Después de alcanzar estos datos máximos, los archivos .pst no pueden agregar más datos. Sin embargo, el tamaño del archivo físico aún puede aumentar debido a procesos internos. 

• MaxLargeFileSize: Lo mismo  que MaxFileSize para el formato antiguo de los ficheros pst.

• WarnLargeFileSize:  Lo mismo  que WarnFileSize para el formato antiguo de los ficheros pst.

Os voy a dar unos pasos que os permitirán modificar el registro de Windows. Sin embargo, se pueden producir problemas graves si modificas el Registro incorrectamente. Por tanto, asegúrate de seguir estos pasos cuidadosamente. Para mayor protección, haz una copia de seguridad del Registro antes de modificarlo. De esta manera podrás restaurar el Registro en caso de que se produzca un problema.

1. Haz clic en Inicio y luego haz clic en Ejecutar o escribe Ejecutar en Cortana.
2. En el cuadro Abrir, escribe regedit y luego haz clic en Aceptar.
3. En el panel izquierdo, expande Mi PC y, a continuación, expande HKEY_CURRENT_USER.
4. Expande Software y, a continuación
5. Expande Microsoft y, a continuación, expande Office.
6. Expande 11.0 para Outlook 2003, 12.0 para Outlook 2007 o 14.0 para Outlook 2010, 15.0 para Outlook 2013 o 16.0 para Outlook 2016 y, a continuación, expande Outlook.
7. Haz clic en PST y haga clic con el botón derecho en MaxFileSize en el panel derecho.
8. Haz clic en Modificar y escribe el valor en el cuadro Datos del valor.
9. Haz clic en Aceptar.
10. Haz clic con el botón derecho en WarnFileSize y repite los pasos 8 a 9.
11. Haz clic con el botón derecho en MaxLargeFileSize y repite los pasos 8 a 9.
12. Haz clic con el botón derecho en WarnLargeFileSize y repite los pasos 8 a 9

Nota: Quizás tengas que crear los valores del Registro si no existen. Si los valores del Registro no existen, sigue estos pasos para crearlos.

1. Haz clic con el botón derecho en Outlook, elige Nuevo y, a continuación, haz clic en Clave. 
2. Escribe el nombre de la entrada y pulsa ENTRAR.
3. Haz clic con el botón derecho en PST, selecciona Nuevo y, a continuación, haz clic en el valor DWORD. 
4. Escribe MaxFileSize y, a continuación, pulsa ENTRAR dos veces. 
5. En la ventana Editar valor DWORD, elige Decimal y escribe el valor en el cuadro Datos del valor. A continuación, haz clic en Aceptar.
   Nota:  1 GB=1*1024*1024*1024 bytes; 1 MB=1*1024*1024 bytes; 1 KB=1*1024 bytes; el ejemplo siguiente es para 1 GB.  
6. Repite los pasos 3 a 7 para crear otro valor DWORD WarnFileSize.
7. Repite los pasos 3 a 7 para crear otro valor DWORD MaxLargeFileSize.
8. Repite los pasos 3 a 7 para crear otro valor DWORD WarnLargeFileSize y
9. Cierra el Registro.

Se recomienda que los valores que hay entre la entrada MaxFileSize del Registro y la entrada WarnFileSize del Registro, y que los valores que hay entre la entrada MaxLargeFileSize del Registro y la entrada WarnLargeFileSize del Registro sean al menos del 5 por ciento (%) para que no se impida continuar a los procesos internos.

Si los archivos .pst llegan al límite especificado en las entradas WarnFileSize o WarnLargeFileSize del Registro, se desencadenará la función de compactación para intentar reducir el tamaño del archivo hasta un nivel que sea utilizable. Cuando se llega al límite de WarnFileSize o WarnLargeFileSize, no se podrán enviar mensajes de correo electrónico (suponiendo que los mensajes de correo electrónico enviados se almacenen en la carpeta Elementos enviados) y no se podrán copiar o mover elementos dentro del archivo. Si el archivo es un archivo .pst de almacenamiento que se utiliza para Autoarchivar, se producirá un error en la operación Autoarchivar. Sin embargo, se podrán eliminar o almacenar mensajes de correo electrónico de un archivo .pst que se utiliza actualmente como la ubicación de entrega predeterminada.