¿Deseas guardar tus buzones de correo de Microsoft Office 365 o Exchange Online en un archivo Archivo PST (Personal Storage Table)? Muchas organizaciones exportan archivos Exchange Online a archivos PST por motivos de copias de seguridad periódicas, migración, cumplimiento de normativas o motivos legales. En este artículo te enseño cómo exportar archivos PST desde la consola de administración de Office 365 (Exchange Online) mediante la herramienta de eDiscovery PST. Antes de entrar en materia, veamos las ventajas de exportar PST de Office 365.
¿Qué ventajas tiene exportar buzones de correo de Office 365 a PST?
La exportación de PST desde los buzones de correo de Office 365 es beneficiosa por varias razones, incluyendo:
- Seguridad– La pérdida de datos puede ocurrir debido a amenazas de ciberseguridad u otros problemas, pero guardar tus buzones en una unidad local mantendrá tus archivos a salvo.
- Ahorro de espacio de almacenamiento – si realiza copias de seguridad de sus buzones de correo en archivos PST locales (que ocupan menos memoria), dispondrá de más espacio en su cuenta de Exchange Online (suponiendo que los elimine del almacenamiento online). Ahorrarás tanto espacio de almacenamiento como dinero.
- Migración de correo electrónico – Exportar sus buzones de correo a archivos PST es perfecto cuando se cambia a otro cliente de correo electrónico u ordenador. No tendrás que preocuparte por la pérdida de comunicaciones y datos.
- Cuestiones legales y de cumplimiento – todas las empresas deben realizar copias de seguridad y archivar correos electrónicos y otros datos críticos para cumplir diversas normativas. Las copias de seguridad también son cruciales a la hora de proporcionar los registros necesarios durante juicios u otras disputas legales.
Exportar PST desde Office 365 utilizando la herramienta eDiscovery PST
Este método lo emplearemos cuando nuestra organización haya «vetado» por políticas de grupo la exportación desde el propio Outlook, porque en caso contrario existe un método mucho más sencillo que explicaba en ¿Cómo reducir el tamaño del archivo que contiene nuestro correo en Outlook? de este mismo blog. Si deseas exportar tu buzón de Exchange Online, la herramienta eDiscovery Export PST es un método que puedes probar. Es una característica integrada de Microsoft Office 365 para buscar, recopilar y guardar buzones de correo en archivos PST.
Nota: eDiscovery limita los archivos PST exportados a 10 GB. Si excedes el límite, eDiscovery dividirá el archivo PST en múltiples archivos más pequeños para garantizar la calidad. Además, la exportación de archivos más grandes aumenta el riesgo de corrupción de archivos PST.
El acceso a las herramientas de eDiscovery sólo está disponible para los usuarios que hayan adquirido el plan Enterprise Office 365 E5 y E3.
A continuación se explica cómo exportar archivos de Office 365 a PST mediante eDiscovery:
- Inicia sesión en el Gestor de cumplimiento de Microsoft Purview, para establecer permisos y funciones de usuario para eDiscovery. Selecciona Permisos en el panel de navegación de la izquierda, pulse Centro de cumplimiento para expandirlo y haz clic en Funciones.
- Escribe «ediscovery» en la barra de búsqueda para que no tengas que desplazarte hasta abajo para encontrarlo. Haz clic en la casilla para seleccionar Gestor de eDiscovery
- Revisa las Funciones asignadas para comprobar si incluyen la opción Exportar. Haz clic en Edit role group para añadir la función Export si es necesario. A continuación, haz clic en Editar en el Administrador de Discovery para añadir una cuenta de administrador y poder exportar buzones de Office 365 a PST mediante eDiscovery. Haz clic en Cerrar.
- Ves a Búsqueda de contenido en el panel de navegación izquierdo, selecciona la pestaña Búsqueda y haz clic en Nueva búsqueda.
- Escribe el nombre del buzón de Office 365 en el cuadro Nombre y haz clic en Siguiente.
- Cambia el interruptor a Activado en la sección Buzones de Exchange. En la sección Incluidos, haz clic en Elegir usuarios, grupos o equipos.
- Escribe el nombre del buzón de Office 365 que deseas pasar a PST, en el cuadro de búsqueda Buzones de Exchange.
- Busca buzones para exportar PST de Exchange Online, y pulsa Hecho.
- Eso es todo para la sección Ubicaciones, así que haz clic en Siguiente.
- Omite la sección Conditions si deseas exportar todo el buzón. De lo contrario, busca datos específicos agregando palabras clave relevantes, lenguaje de consulta y condiciones como tipo de archivo, fecha, tamaño, asunto, etc. Haz clic en Siguiente.
- Revisa la búsqueda de contenidos, modifica lo que creas necesario y haz clic en Enviar.
- Cuando aparezca la siguiente ventana, haga clic en Listo.
- Ves a Búsqueda de contenido en el panel de navegación izquierdo del Administrador de cumplimiento y haz clic en el nuevo buzón.
- Verás el resumen, el estado que muestra una búsqueda completada y el menú desplegable Acciones.
- Haz clic en Acciones y selecciona Exportar resultados en la lista desplegable.
- Selecciona los resultados de búsqueda deseados de las tres Opciones de salida y elige cómo exportar el contenido de Exchange a PST. Te recomiendo dejar la opción por defecto un archivo PST para cada buzón ya que es la más cómoda. Haz clic en Exportar.
- Vuelve a Búsqueda de contenido y navega hasta la pestaña Exportar para descargar tu archivo de exportación de buzón a PST de Office 365. Haz clic en el buzón creado.
- En la sección Clave de exportación, haz clic en Copy to clipboard porque necesitarás la clave para instalar la herramienta Microsoft Office 365 eDiscovery Export Tool. Pulsa Descargar resultados
- Recibirás una advertencia si no utilizas Internet Explorer o Microsoft Edge. Obtén la extensión ClickOnce de Microsoft si no deseas cambiar a un navegador web compatible. Una vez que todo esté en orden, haz clic de nuevo en Descargar resultados. Aparecerá un mensaje preguntándote si deseas abrir el archivo, así que haga clic en Abrir.
- Aparecerá una advertencia de seguridad preguntando si deseas instalar la herramienta de exportación de eDiscovery. Haz clic en Instalar para iniciar el proceso.
eDiscovery se iniciará una vez que se complete la instalación. Pega la clave de exportación que has copiado en el portapapeles, elige dónde deseas descargar el buzón de Office 365 y haz clic en Iniciar.
- Es posible que debas esperar un tiempo para descargar tu buzón de Office 365, dependiendo de su tamaño. Haz clic en Cerrar cuando finalice la descarga.
¡Eso es todo! Exportar PST desde Office 365 utilizando eDiscovery ha llevado un tiempo, pero valió la pena el esfuerzo. Ahora tienes tu buzón en tu dispositivo y más espacio en tu servidor de correo.