Para los que trabajamos con hojas de cálculo a diario pocas cosas tan duras de ver como una de ellas llenas de números repartidos en filas y columnas. En este artículo voy a enseñarte cómo añadir vistosidad a las hojas de cálculo Excel mediante la inserción de mini gráficos en celdas o con simples fórmulas en las casillas.
En algunas ocasiones, y dependiendo de los términos que se estén tratando en la hoja Excel es posible insertar vistosos gráficos de mapa, que nos permiten comparar valores, mostrando categorías en diferentes regiones geográficas.
Mini gráficos o sparklines.
Un mini gráfico permite visualizar y localizar rápidamente tendencias o variaciones de la información. Los mini gráficos se muestran de forma compacta y generalmente se refieren siempre a un grupo de Información.
A pesar de que los mini gráficos se asemejan a gráficos en miniatura, y pueden reemplazar el efecto de un gráfico, ésta es una funcionalidad totalmente independiente de los característicos gráficos de Excel. Los mini gráficos se dibujan en el interior de una celda y muestran información de una única serie de datos.
Tipos de mini gráficos.
- Líneas: Como opción se pueden marcar los puntos para cada uno de los datos de la serie. Se observa rápidamente donde disminuyen o aumentan las ventas a lo largo del tiempo.
- Columnas: Muy similar al gráfico de líneas, muestra la misma tendencia. Se puede observar la tendencia de las ventas en formato de columnas verticales.
- Pérdidas y ganancias: Es un gráfico binario en el que cada posición indica si el valor es positivo o negativo.
¿Cómo crear un mini gráfico?
Para crear un mini gráfico nos hemos de posicionar en la celda en la que lo queremos representar. A continuación seleccionamos en el menú Insertar, y nos vamos hasta donde pone Mini gráficos y hacemos clic en una de las tres opciones.
En el cuadro de dialogo que aparece, indicar la ubicación del mini gráfico y el rango de datos a representar.
Después de crear el mini gráfico se disponen de una serie de controles para cambiar la apariencia del gráfico. Usa las opciones disponibles en el menú de Herramientas para mini gráfico que aparece al situar el cursor encima del mini gráfico.
Casillas de verificación.
Podemos insertar controles de formulario como casillas o botones de opción para facilitar la entrada de datos. Las casillas funcionan bien para formularios con varias opciones. Los botones de opción son mejores cuando el usuario solo tiene una opción.
Para agregar una casilla o un botón de opción, la pestaña Programador tiene que estar en la Cinta. Pulsa sobre la cinta de Office con el botón derecho del ratón y elige Personalizar la cinta de opciones.
Ahora ya tenemos el menú Programador visible.
Y en la opción Insertar disponemos de los controles que vamos a utilizar en este ejemplo.
Como técnico IT que sabéis que soy, en mi empresa tenemos una serie de pautas a la hora de preparar los equipos informáticos para los usuarios. Y en relación al software que instalamos empleamos una hoja de calculo similar a esta, en la que marcamos con un check el programa que instalamos en un equipo. De forma que en la columna Total visualizamos un porcentaje del total de programas instalados en los ordenadores. A esto queremos llegar:
Veamos paso a paso como conseguirlo.
En primer lugar seleccionamos el control de Casilla y hacemos clic en el lugar de la hoja de cálculo donde queremos insertarlo. Pulsamos sobre él con el botón derecho del ratón y elegimos Formato de Control.
Realizaremos ahora varios pasos:
- En Vincular a la celda elegimos B2. Con esto conseguimos que cuando la casilla no esté activa se guarde un FALSE en la celda, y si está activa un TRUE.
- En texto alternativo borramos Casilla 2.
- Y como Casilla 2 sigue apareciendo a la derecha del cuadro insertado, lo borramos con el teclado.
Repetimos estos pasos para todas las celdas de forma que quede más o menos así:
El texto FALSO / VERDADERO de las celdas podemos eliminarlo de dos formas. Una poco profesional que es cambiando el color de la fuente a Blanco. La que yo recomiendo es dar formato a la celdas, concretamente formato invisible. Para hacerlo seleccionamos todo el rango de celdas del que queremos ocultar el texto, pulsamos con el botón derecho sobre el rango y seleccionamos Formato de celdas. A continuación, seleccionamos Personalizada en Categoría y en Tipo escribimos: ;;; (tres puntos y coma) y pulsamos Aceptar.
Vamos ahora con la fórmula necesaria en la columna Total para que nos represente un porcentaje del total de trabajo hecho. La formula en G2 será:
=CONTAR.SI(B2:F2;VERDADERO)/CONTARA(B2:F2)
La función CONTAR.SI cuenta el nº de VERDADEROS que hay en el rango, mientras que la funcion CONTARA cuanta el nº de valores en dicho rango
Asignamos el valor porcentaje a la celda G2 y a continuación copiamos la formula para el resto de filas.
Por último, seleccionamos el rango de datos de Total y vamos al menú Inicio, y elegimos Formato Condicional. Ahora elegimos el Conjunto de iconos Valoración que más se ajuste a nuestras necesidades.
Lo podemos combinar con Barras de datos o mostrar solo este tipo de formato.
Mapas en Excel.
Puedes usar un gráfico de mapa para comparar valores y mostrar categorías en distintas regiones geográficas. Úsalo cuando tengas regiones geográficas en los datos, como países o regiones, estados, provincias o códigos postales.
Esta característica está disponible en Windows o Mac, si tienes Office 2019 o si tienes una suscripción Microsoft 365.
Los gráficos de mapas se han vuelto aún más fáciles con los tipos de datos geography. Solo tienes que introducir una lista de valores geográficos, como país, estado, condado, ciudad, código postal, y así sucesivamente, selecciona la lista y ves a la pestaña Datos > Tipos de datos > Geography. Excel convertirá automáticamente los datos en un tipo de datos geográfico e incluirá propiedades relevantes para los datos que puede mostrar en un gráfico de mapa.
En el siguiente ejemplo, he convertido una lista de países en tipos de datos geográficos y, a continuación, he seleccionado los Población, del control Agregar columna para usarlo en nuestro mapa.
Ahora es el momento de crear un gráfico de mapa, por lo que selecciona cualquier celda dentro del rango de datos y, a continuación, ves a la pestaña Insertar > gráficos >Mapa coroplético. Te saldrá algo así:
Una vez creado el gráfico de mapas, puedes ajustar fácilmente su diseño. Solo tienes que hacer clic en el mapa y, a continuación, elegir entre las pestañas Diseño de gráfico o Formato de la cinta de opciones. También puedes hacer doble clic en el gráfico para iniciar el Panel de tareas Formato de objeto, que aparecerá en el lado derecho de la ventana Excel objeto. Esto también mostrará las opciones de serie específicas del gráfico de mapa.
Te dejo jugando con las opciones de estos gráficos de mapas para que veas hasta donde puedes llegar.