Las tablas dinámicas son sumamente útiles para resumir grandes cantidades de información en segundos. Sin embargo, cualquier información que se agregue o se modifique en los datos, debemos recordar actualizar la tabla dinámica para que lo refleje. No siempre recordamos hacer esto y terminamos analizando información desactualizada. Para no tener este problema te explico cómo actualizar automáticamente una tabla dinámica.
Ya en un post de hace tiempo te explicaba como mejorar la productividad de las hojas de cálculo Excel con el empleo de las tablas dinámicas. Pero no está de más dar un repaso a través de esta galería de imágenes que te muestro a continuación, para saber cómo crear una tabla dinámica a partir de los datos de una hoja de cálculo.
Imagina que conseguimos esta tabla dinámica, que refleja la suma de gastos por Tipo y mes de la familia:
¿Por qué insertamos una tabla de Excel y a partir de ahí hacemos las tablas dinámicas?
La razón es porque evita que tengamos que recordar de actualizar el rango de datos en las tablas dinámicas cada vez que agregamos información.
Observa: si agrego datos de Marzo el formato de la tabla se expande automáticamente. Y el rango de datos de cada tabla dinámica considerará esa nueva información:
Sin embargo no refleja los valores y aún debemos actualizar la tabla dinámica nosotros. Lo que podemos realizar haciendo un clic derecho sobre la tabla y seleccionando la opción Actualizar. Pero no queremos estar pendientes de tener que hacer esto manualmente.
Veamos cómo generar un código en VBA de manera que con cada modificación en la hoja de cálculo actualice la tabla dinámica.
- Sobre la hoja donde está la tabla dinámica, haz clic derecho del mouse y elige “Ver Código”.
- Se abrirá el entorno de VBA (Visual Basic)
- Allí con la hoja seleccionada debes elegir de la lista desplegable Worksheet y en la lista de al lado Change, (porque queremos que la acción se produzca cuando se hace un cambio en la Hoja)
- Esto introducirá 2 líneas de código. Quédate solo con la primera y escribe lo que muestra esta imagen.
Guardamos los cambios clickeando el icono Guardar y aparecerá un cartel advirtiendo que si queremos guardar este archivo con macros debemos cambiar a un tipo de libro habilitado para macros.
Allí debemos elegir la opción «Libro de Excel habilitado para macros», lo guardas y listo.
A partir de ahora, con cada cambio en los datos o bien, cuando agregamos información nueva, todas las tablas dinámicas reflejarán los datos actualizados.
Recuerda que cuando vuelvas a abrir el archivo debes habilitar las macros para que pueda ejecutarse la actualización con cada cambio.
